Welke gegevens moet je verzamelen van een nieuwe medewerker tijdens de indiensttreding?
Indiensttreding
Wanneer je een nieuwe medewerker in dienst neemt, is het essentieel om de juiste gegevens te verzamelen voor een efficiënte en wettelijk conforme administratieve afhandeling. Dit is vooral belangrijk in sectoren zoals retail, entertainment en horeca, waar vaak met hoge aantallen medewerkers wordt gewerkt. Door de juiste informatie te verzamelen, zorg je niet alleen voor een soepel onboardingproces, maar voldoe je ook aan alle wettelijke verplichtingen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste gegevens die je moet vragen tijdens de indiensttreding.
Basisgegevens
De basisinformatie van de medewerker vormt de kern van je administratie. Dit zijn gegevens die nodig zijn voor communicatie, salarisverwerking en identificatie.
Volledige naam
Zoals vermeld op het legitimatiebewijs. Houd er rekening mee dat sommige medewerkers een andere roepnaam gebruiken dan hun officiële naam.
Adres en woonplaats
Het woonadressen van de medewerker, inclusief postcode en woonplaats. Dit is belangrijk voor de loonadministratie en eventuele correspondentie.
Geboortedatum
Voor controle van de minimumleeftijd en wettelijke rechten, zoals het salaris bij een leeftijdsgebonden cao.
Telefoonummer en e-mailadres
Voor contact en het doorgeven van belangrijke informatie.
Legitimatiebewijs
Volgens de Wet op de identificatieplicht moet je als werkgever de identiteit van je medewerker vaststellen en vastleggen. Dit kan bijvoorbeeld via:
Paspoort
ID-kaart
EU-verblijfsvergunning
Werkvergunning (voor niet-EU burgers)
Een kopie van het legitimatiebewijs wordt vaak gemaakt voor de personeelsdossiers. Let hierbij op de regels voor het opslaan van deze kopieën, en neem hier bijvoorbeeld extra stappen om de privacy van je medewerkers te waarborgen. Zorg bijvoorbeel van een watermerk op de kopie. Verberg eventueel de BSN en pasfoto.
Verzamel de gegevens van een nieuwe medewerker gemakkelijk met Integrate HR.
Bankgegevens
Voor het uitbetalen van het salaris heb je de juiste bankgegevens nodig van de medewerker. Vraag om het IBAN-rekeningnummer en de naam zoals die op de bankrekening staat. Vergeet ook niet te controleren of deze gegevens correct zijn, zodat je problemen bij de salarisbetalingen voorkomt.
Belastinggegevens
De Belastingdienst vereist bepaalde informatie om de loonheffingen correct toe te passen. Hiervoor moet de medewerker een model opgaaf gegevens voor de loonheffingen (ook wel bekend als de loonbelastingverklaring) invullen. Dit formulier geeft aan of de werknemer loonheffingskorting wil toepassen en voorkomt dat je te veel belasting afdraagt.
Certificaten en diploma’s
In sommige functies binnen de horeca, retail of entertainment kunnen specifieke certificaten of diploma’s vereist zijn, zoals:
Sociale hygiëne certificaat)
BHV Diploma
HACCP-certificaat (voor voedselbereiding)
Noodcontactgegevens
Het is ook verstandig om de gegevens van een noodcontact te vragen, zoals een familielid of partner. Dit zijn gegevens die je kunt gebruiken in het geval van een noodgeval op de werkvloer.
Sociale hygiëne certificaat)
BHV Diploma
HACCP-certificaat (voor voedselbereiding)
Conclusie
Het indiensttredingsproces vereist een grondige verzameling van gegevens om aan zowel wettelijke als operationele verplichtingen te voldoen. In sectoren zoals retail, entertainment en horeca, waar hoge personeelsvolumes gebruikelijk zijn, kan een efficiënt HR-systeem, zoals Integrate HR, helpen om deze gegevens op een gestructureerde manier te beheren. Met de juiste informatie bij de hand zorg je niet alleen voor een soepele onboarding, maar leg je ook de basis voor een correcte salarisadministratie en arbeidsrelatie.
